Szponzor

  Tweet

2009-12-13

Vezetőként sokszor kerülsz olyan helyeztbe, hogy egy projektnek Te vagy a szponzora. Hozzád tartozik, a Te felelősséged, Neked fontos. Ilyenkor mindig Tiéd a végső döntés, Neked kell biztosítanod, hogy a projekt vezetője megkapja a megfelelő támogatást ahhoz, hogy sikerrel záruljon a projekt. Tudom, hogy ez evidens, de a gyakorlatban azt látom, hogy a vezetők nem mozognak túl otthonosan a szponzori szerepben, sokszor inkább gátjai a haladásnak. Összeszedtem a legfontosabb dolgokat, amiket szponzorként csinálnod kell, hogy sikeres legyen a projekted. Szerintem. 

Miről szól a szponzori szerep?

A projekt szponzor biztosítja a kétirányú kommunikációt a projekt és a menedzsment között, ezzel segítve a döntéshozást. Támogatást nyújt a projektmenedzsernek a scope, az ütemezés és az erőforrások megválasztásában és menedzselésében. A jó szponzor víziót, elkötelezettséget, felelősséget és jogkört teremt a projekt környezetben:

Vízió:

• A szponzornak egyértelmű képe (víziója) van arról, hogy a projekt milyen stratégia súllyal bír.

• A szponzor követi az üzlet és a belső politikai környezet változásait és segíti a projekt finomhagolását, ha szükséges.

• A szponzor jól ismeri a szervezetet, így érti a döntéshozási folyamatot, képviseli a projektet a menedzsment felé és rendszeresen ellenőrzi a proiritásokat.

Elkötelezettség:

• A szponzor részt vesz a cég projekt-portfóliójának menedzselésében.

• Egyszerre szenvedélyes és objekítv is a projekttel szemben.

Felelősség:

• A szponzor gondoskodik arról, hogy a projektmenedzser felelősnek érezze magát a célok eléréséért, a szállítandók elkészüléséért, a rendszeres review lefolytatásáért és azért, hogy a változásokat kommunikálja az érintett területek felé.

• A szponzor osztozik a felelősségben a projektvezetővel. Ha a projektben probléma adódik részt vesz annak megoldásában.

Jogkör:

• A szponzor megfelelő jogkörrel látja el a projektvezetőt, hogy a feladatok elvégzését biztosítsa.

• Felső szintű kapcsolata van az üzlettel, befolyásolja az erőforrás-allokációt, a kockázatvállalást és szerepet vállal a projekt fontosságának kommunikációjában.

Nemrég úgy húztam ki egy projektet a kátyúból, hogy megkértem a projektmenedzsert és a szponzort, hogy készítsenek kívánságlistát arról, hogy mit várnak egymástól. Gondoltam, megosztom Veled:

A Projektmenedzser kívánságlistája a szponzor felé:

• Fordítsa le a célokat érthető és cselekvésre késztető módon.

• Támogassa az erőforrások megszerzését és elengedését.

• Segítse a projekt-navigációt a szervezetben.

• Azonosítsa és kommunikálja a várható kockázati területeket.

• Döntsön

• Legyen elérhető, álljon rendelkezésre.

• Konfliktus esetén segítse az eszkalációt.

• Segítse "eladni" a projektet.

A projektszponzor kívánságlistája a projektvezető felé:

• Adatokkal és javaslatokkal (!!!) segítse a döntéshozást.

• Aktívan kommunikálja a projekttel kapcsolatos legfontosabb információkat.

• Készítsen periodikus státusz riportot.

• Érezze felelősnek magát a napi problémák menedzseléséért.

• Értse meg és képviselje a távlati célkitűzéseket.

• Válaszoljon a környezet változásaira.

• Idejében jelezze a potenciális problémákat.

• Legyen tiszta és egyértelmű, amikor valami eszkalációt kér (pontosan mit akar, mit tegyen a szponzor).